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¿Qué es el software de gestión de la fuerza laboral?
Las soluciones de gestión de la fuerza laboral ayudan a las empresas a rastrear, monitorear y evaluar métricas empresariales, lo que a su vez ayuda a los departamentos de recursos humanos y al personal a supervisar y optimizar los horarios y cargas de trabajo de los empleados.
Beneficios clave del software de gestión de la fuerza laboral
- Reducir gastos optimizando los horarios de los empleados
- Aumentar la productividad operativa
- Minimizar riesgos financieros y de incumplimiento
- Mejorar la moral de los empleados y reducir las tasas de rotación
- Automatizar actividades laborales no críticas
- Optimizar el uso de habilidades en actividades que generan valor
¿Por qué usar software de gestión de la fuerza laboral?
Las plataformas de gestión de la fuerza laboral ayudan a las empresas a optimizar sus esfuerzos laborales al prever la demanda de trabajo, crear y gestionar horarios de empleados, rastrear la asistencia de los empleados e informar sobre la eficiencia de la fuerza laboral. El uso e implementación de soluciones de gestión de la fuerza laboral varía de una organización a otra; también difiere en términos de alcance. Algunas herramientas solo se centran en la programación de empleados y solicitudes de tiempo libre; mientras tanto, las herramientas de gestión de la fuerza laboral más robustas (y más comúnmente utilizadas) proporcionan soluciones de nómina, seguimiento de tiempo e informes.
Prever demandas laborales – Muchas herramientas de gestión de la fuerza laboral permiten a las empresas prever demandas laborales que ayudan a reducir días de trabajo con exceso o falta de personal. Esto también ayuda a prevenir que las empresas paguen horas extras innecesarias. Dado que las herramientas de gestión de la fuerza laboral permiten a los empleados enviar solicitudes de tiempo libre directamente en el software, se mitigan significativamente errores como programar a un empleado cuando no está disponible porque todas las solicitudes están documentadas en el sistema.
Horarios de empleados – Dependiendo de la naturaleza y tamaño de una empresa, programar a los empleados puede ser una tarea complicada. Una que, cuando se cometen errores, puede resultar en turnos perdidos, empleados molestos y un mal servicio al cliente. Las soluciones de software de gestión de la fuerza laboral permiten a los empleadores tener todos los horarios de los empleados en un solo lugar. El software también permite a los empleados obtener una mayor visión de sus próximos horarios, mientras proporciona herramientas de comunicación para cosas como solicitudes de tiempo libre.
Nómina – Muchas herramientas de gestión de la fuerza laboral tienen funcionalidad de nómina, o se integran con software de nómina, para contabilizar automáticamente las horas trabajadas por los empleados.
Seguimiento de tiempo – A través del uso de funciones de seguimiento de tiempo integradas, las soluciones de gestión de la fuerza laboral ayudan a los usuarios a asegurar que sus empleados solo acumulen tiempo trabajado cuando realmente están trabajando.
Portal de empleados– Los productos de gestión de la fuerza laboral a menudo proporcionan un portal para empleados. De esta manera, los empleados pueden iniciar sesión en el sistema y ver cuándo están programados para trabajar, solicitar tiempo libre e incluso registrar su entrada y salida.
Informes – El software de gestión de la fuerza laboral puede generar informes basados en el tiempo registrado. Esto proporciona a los empleadores información sobre qué empleados llegan a tiempo y cuáles no; también permite a los empleadores identificar cualquier turno perdido.
¿Quién usa el software de gestión de la fuerza laboral?
Aunque las herramientas de gestión de la fuerza laboral pueden ser utilizadas por cualquier empresa, tradicionalmente son utilizadas por organizaciones con grandes fuerzas laborales de tiempo parcial y por horas en industrias como el comercio minorista, la manufactura, la hospitalidad y la atención médica.
Las pequeñas empresas en algunas industrias, como el comercio minorista o la hospitalidad, lidian con un mayor número de tasas de rotación altas y empleados que trabajan a tiempo parcial. Los sistemas de gestión de la fuerza laboral facilitan el seguimiento de todos los empleados. Las organizaciones en otros sectores han visto aumentar la necesidad de rastrear el tiempo y las actividades laborales para fuerzas laborales altamente calificadas y diversas, particularmente con el aumento de empleados remotos y contratados.
En última instancia, el software de gestión de la fuerza laboral es excelente para empresas de todos los tamaños que buscan simplificar la carga de trabajo de la gestión mientras proporcionan más transparencia a todo el equipo en lo que respecta a la programación.
Características del software de gestión de la fuerza laboral
Previsión laboral – Las soluciones de gestión de la fuerza laboral ayudan a las empresas a predecir el número y tipos de empleados necesarios para satisfacer la demanda anticipada y controlar los costos laborales.
Programación de turnos – Las empresas pueden usar soluciones de gestión de la fuerza laboral para planificar los turnos de trabajo de los empleados según la disponibilidad, así como proporcionar notificaciones a los empleados cuando están programados.
Gestión de tiempo y asistencia – Las herramientas de gestión de la fuerza laboral permiten a los empleados rastrear las horas que han trabajado a través de integraciones con productos de seguimiento de tiempo o funciones de seguimiento de tiempo integradas.
Gestión de ausencias y permisos – Con soluciones de gestión de la fuerza laboral, los empleados pueden enviar solicitudes de tiempo libre pagado (PTO) o permisos de ausencia que los gerentes pueden aprobar o denegar dentro de la plataforma.
Gestión de habilidades – Las soluciones de gestión de la fuerza laboral permiten a las empresas organizar, clasificar y ver a los empleados según habilidades y calificaciones para tomar decisiones de programación más inteligentes.
Gestión de sucesión – Con soluciones de gestión de la fuerza laboral, las empresas pueden identificar empleados de alto rendimiento con potencial para ser promovidos con un desarrollo mínimo.
Analítica de la fuerza laboral – Las herramientas de gestión de la fuerza laboral están diseñadas para ayudar a analizar datos de empleados y desarrollar una línea base para evaluar y optimizar la gestión de la fuerza laboral.
Capacidades de autoservicio – Las soluciones de gestión de la fuerza laboral proporcionan portales de autoservicio para empleados a través de los cuales pueden ver sus horarios, enviar solicitudes de PTO, configurar disponibilidad y preferencias de trabajo, y auto-programarse a partir de tiempos de trabajo disponibles.
Programación de turnos móviles – Muchas herramientas de gestión de la fuerza laboral ofrecen aplicaciones móviles o sitios web optimizados para móviles que proporcionan soluciones de gestión de la fuerza laboral móvil. Muchas de estas aplicaciones móviles facilitan la comunicación entre empleados y gerentes en torno a la programación de turnos. Los gerentes y empleados pueden usar soluciones de gestión de la fuerza laboral para crear o reclamar turnos de trabajo disponibles y recibir notificaciones en sus dispositivos móviles. Características como la gestión de ausencias y permisos, así como las características de seguimiento de tiempo y asistencia, a menudo se incluyen en aplicaciones móviles, lo que permite a los gerentes aprobar o denegar solicitudes de empleados sobre la marcha.
Comunicación de equipo – Las soluciones de gestión de la fuerza laboral proporcionan soluciones de mensajería para miembros del equipo o gerentes a través de funciones de texto o correo electrónico integradas y comunican solicitudes de programación o permisos. Otra gran función de muchas herramientas de gestión de la fuerza laboral es la comunicación entre la gestión y los empleados. Si estás gestionando un equipo, puede ser fácil perder el seguimiento de las correspondencias individuales con cada empleado. Muchas herramientas de gestión de la fuerza laboral te permiten comunicarte con los empleados dentro de la herramienta. De esta manera, puedes hacer cambios en un horario y notificar a un empleado todo en la misma herramienta.
Personalización – El software de gestión de la fuerza laboral permite a los administradores personalizar la solución para adaptarse a sus procesos únicos. Esto incluye la capacidad de crear objetos personalizados, campos, reglas, cálculos y vistas.
Soluciones basadas en la nube – El software de gestión de la fuerza laboral basado en la nube permite a las empresas y empleados acceder al software desde cualquier lugar.
Interfaz de programación de aplicaciones integrada (APIs) – Las soluciones de gestión de la fuerza laboral proporcionan especificaciones sobre cómo la aplicación se comunica con otro software. Las APIs generalmente permiten la integración de datos, lógica y objetos con otras aplicaciones de software.
Tableros – El software de gestión de la fuerza laboral proporciona una interfaz de usuario fácil de leer, a menudo de una sola página, en tiempo real, que muestra una presentación gráfica del estado actual y las tendencias históricas de los indicadores clave de rendimiento (KPIs) de una organización para permitir que se tomen decisiones instantáneas e informadas de un vistazo.
Informes – Los sistemas de gestión de la fuerza laboral permiten la generación de informes de todos los datos contenidos dentro del sistema. Generalmente contiene informes estándar así como la capacidad de crear informes ad-hoc.
Analítica – Un área emergente de importancia en las herramientas de gestión de la fuerza laboral es la capacidad de proporcionar analítica de la fuerza laboral accionable sobre las personas en el lugar de trabajo. Los datos recopilados por el software de gestión de la fuerza laboral incluyen información como habilidades de los empleados y asistencia de tiempo, que pueden usarse para descubrir e informar sobre conocimientos sobre eficiencias de la fuerza laboral. Las empresas también pueden identificar la probabilidad de éxito de los empleados y predecir la necesidad de ciertos conjuntos de habilidades.
Características adicionales del software de gestión de la fuerza laboral
Las características adicionales que algunas soluciones de gestión de la fuerza laboral pueden ofrecer incluyen planificación de sucesión y contingencia, así como gestión de cumplimiento y riesgos.
Problemas potenciales con el software de gestión de la fuerza laboral
Gestión de la fuerza laboral vs. software de seguimiento de tiempo – La gestión de la fuerza laboral y el software de seguimiento de tiempo a menudo se confunden debido a su superposición en funcionalidad. Estas soluciones no son lo mismo; la gestión de la fuerza laboral está más preocupada por programar las horas de trabajo, y el software de seguimiento de tiempo está preocupado por rastrear las horas que fueron programadas. Sin embargo, dado lo estrechamente relacionadas que están estas dos funciones, es común que una herramienta contenga funcionalidad para ambas tareas.
Software y servicios relacionados con el software de gestión de la fuerza laboral
Software de Suites de Gestión de RRHH
Software de Seguimiento de Tiempo
Software de Infraestructura de Centros de Contacto
¿Cuáles son las mejores opciones de software de gestión de la fuerza laboral para integrar con sistemas existentes?
Aquí están algunas de las mejores plataformas de gestión de la fuerza laboral que se integran fácilmente con herramientas y sistemas existentes.
- Rippling ofrece integración sin problemas en sistemas de RRHH, TI y nómina, lo que lo hace ideal para unificar operaciones de la fuerza laboral sin sincronización manual.
- BambooHR se integra fácilmente con herramientas de terceros y pilas tecnológicas de RRHH, permitiendo a las empresas expandir la funcionalidad sin cambiar de plataforma.
- Zoho People proporciona una API altamente flexible e integraciones integradas, lo que facilita la conexión con CRMs, nómina y aplicaciones de productividad.
- UKG Ready ofrece capacidades de integración robustas con sistemas de nómina, seguimiento de tiempo y ERP para simplificar procesos complejos de la fuerza laboral.
- Deputy se conecta con sistemas de POS, nómina y RRHH, ayudando a las empresas a simplificar la programación y el seguimiento de costos laborales con mínima fricción.
¿Cuáles son las aplicaciones de fuerza laboral más fáciles de usar para las empresas?
Aquí están algunas de las aplicaciones de fuerza laboral más fáciles de usar diseñadas para simplificar la gestión de equipos y la programación:
- Connecteam ofrece una plataforma móvil todo en uno fácil de navegar para equipos sin escritorio que manejan programación, comunicación y gestión de tareas.
- Homebase ofrece una interfaz intuitiva para seguimiento de tiempo, planificación de turnos y mensajería de equipo, lo que lo hace ideal para equipos de pequeñas empresas.
- BambooHR combina simplicidad con potentes características de RRHH, dando a los equipos una plataforma clara y accesible para datos de empleados y flujos de trabajo.
- When I Work simplifica la programación de personal y el seguimiento de asistencia con una interfaz limpia de arrastrar y soltar que es fácil para gerentes y empleados por igual.
- Zoho People empaqueta funciones esenciales de RRHH en un tablero fácil de usar que se puede personalizar para adaptarse a las necesidades únicas de flujo de trabajo de una empresa.
¿Cuáles son los sistemas de gestión de la fuerza laboral más rentables?
Aquí están algunos sistemas de gestión de la fuerza laboral rentables que ofrecen un gran valor sin comprometer las características:
- Homebase ofrece herramientas gratuitas de programación y seguimiento de tiempo para equipos pequeños, lo que lo convierte en una opción económica para empresas en crecimiento.
- greytHR ofrece características esenciales de RRHH y nómina a un precio competitivo, ideal para empresas que buscan digitalizarse sin gastar de más.
- Zoho People proporciona una suite de RRHH escalable con niveles de precios asequibles, ayudando a las empresas a gestionar la asistencia, permisos y rendimiento de manera rentable.
- When I Work combina características de programación y comunicación de equipo de bajo costo en una plataforma fácil de usar adecuada para fuerzas laborales por horas.
- Hubstaff permite el seguimiento de tiempo remoto y el monitoreo de productividad con precios transparentes, ideal para equipos pequeños que necesitan visibilidad básica de la fuerza laboral.
